Fem effektiviseringar som 50–500-bolag oftast missar första året

Det första året med AI lägger de flesta bolag krutet på det som syns – en chatbot på webben, en ”AI-strategi”, ett pilotprojekt med en leverantör. Under tiden ligger de faktiska timmarna kvar i tyst, repetitivt arbete som ingen räknar på. Här är fem sådana uppgifter som återkommer i bolag av din storlek.

Ingen av dem kräver ett nytt system eller en stor investering. De handlar om att använda verktyg ni förmodligen redan har tillgång till, på arbete ni ändå gör.

De fem

1. Första utkastet som ändå ska granskas. Offerter, annonser, rapporttexter, svar på återkommande kundfrågor, underlag inför beslut. AI tar dokumentet från blankt till ungefär sjuttio procent – sedan tar en människa vid. Känn igen det: var sitter någon regelbundet och stirrar på ett tomt dokument?
2. Möten till minne. Transkribering och sammanfattning med beslut, ansvariga och nästa steg. Känn igen det: möten där ingen vill föra anteckningar, eller där frågan ”vad bestämde vi egentligen?” dyker upp en vecka senare.
3. Hitta det som redan finns. Att söka igenom policyer, gamla offerter, projektdokument och intranätet som ingen orkar navigera. Känn igen det: hur ofta frågar någon i chatten ”vet någon var X ligger?”
4. Samma innehåll, många mottagare. Att anpassa ett budskap till olika målgrupper, kanaler eller språk. Introduktionsmaterial som ska hållas aktuellt. Vanliga frågor och svar. Känn igen det: klistra-in-och-justera-arbete.
5. Strukturera röriga underlag. Att göra fritext till kategorier, teman eller en tabell – enkätsvar, kundfeedback, inkomna mejl, formulärsvar. Känn igen det: någon sitter och läser sig igenom tvåhundra kommentarer för hand.

Vad de fem har gemensamt

Det är samma profil varje gång, och den är värd att lära sig känna igen även utanför den här listan:

• Arbetet är repetitivt och återkommer ofta.
• Det är text- eller informationstungt – läsa, skriva, sammanställa.
• En människa granskar ändå resultatet innan det används.
• Det gör lite skada om det blir tokigt – ni upptäcker felet i granskningen.

Leta inte efter den största uppgiften. Leta efter den som återkommer oftast och som ingen tycker är rolig.

Varför de missas

De är inte glamorösa. De ligger utspridda i många personers veckor, så ingen äger problemet. Och varje enskilt fall känns för litet för att ta tag i. Men lagt på hög är det här den största posten av tid ni har – och den som går att frigöra utan att något stort behöver beslutas.

Hur du hittar era egna

Ställ en enda fråga till teamet, gärna på en promenad: Vad gjorde du den här veckan som kändes repetitivt och innebar mycket läsande eller skrivande? Skriv ner tre till fem svar. Det är din lista att prova mot – börja med den som flest känner igen sig i.